پشتیبانی نرم افزار های مالی و کاربردی
پشتیبانی نرم افزار های مالی و کاربردی
شرکت‌های حسابداری و تمامی اداره ها و هم چنین شرکت هایی که نیاز به بررسی امور مالی و حساب و کتاب دقیق دارند، معمولا از نوع نرم افزارهای مالی برای انجام این کار استفاده می کنند. افرادی که در این شرکت‌ها استخدام می‌شوند، باید به تمامی جزئیات این نرم افزارها، مزیت ها و معایب و پشتیبانی آن ها آگاهی داشته باشند. در این مطلب قصد داریم تا درباره پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی صحبت کرده و اطلاعاتی راجع به آن در اختیار کاربران قرار دهیم. برای آگاهی از این مطلب تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
نرم افزار مالی چیست؟
نرم افزارهای مالی برنامه هایی برای محاسبه داده ها، میزان داد و ستد، سود و سرمایه و تمامی امور حسابداری مربوط به شرکت های مختلف هستند. معمولاً در شرکت‌های کوچک، به دلیل محدود بودن حجم این داده ها، نیاز به استفاده از نرم افزارهای مالی نیست. اما در شرکت‌ها و مراکز بزرگ به دلیل وسیع بودن حجم امور مالی و اداری و محاسبات، باید حتماً از نرم افزارهای مالی خوبی استفاده کرد. هم چنین بایستی اقدام به پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی نمود که در این خصوص در ادامه مقاله بیشتر توضیح خواهیم داد.
فواید استفاده از نرم افزارهای مالی
از جمله فواید استفاده از نرم افزارهای مالی، مبلغ کم برای دریافت خرید آنها است. رئیس بخش حسابداری یک شرکت می تواند با پرداخت این مقدار هزینه صرفه جویی زیادی استفاده از منابع انسانی داشته باشد. درست است که تعداد زیادی نرم افزارهای مالی برای انجام این کار طراحی شده اند، اما شرکت های خیلی بزرگ برای پیشبرد امور حسابداری و مالی باید حتماً از قبل نرم افزار مورد نیاز خود را به شرکت سازنده سفارش دهند. زیرا برخی موارد مربوط به حسابداری در شرکت‌ها متفاوت است. این موضوع باعث می‌شود که نرم افزار مالی و کاربردی برای هر شرکت اختصاصی باشد. اعمالی که یک نرم افزار مالی میتواند معمولاً انجام دهد، شامل موارد زیر است :
• این نرم افزار می تواند مقدار دقیق صورت حساب‌ها را تحویل دهد.
• تمامی امور مربوط به خرید و فروش را محاسبه کند.
• حقوق را به صورت ماهانه با محاسبه تمامی موارد مثل مسکن، مرخصی، کسری، مبالغ پاداش و غیره محاسبه کند. قطعاً این محاسبات خیلی دقیق‌تر از محاسبات با استفاده از یک ماشین حساب و کاغذ و قلم هستند.
پشتیبانی نرم افزارهای کاربردی و مالی
یکی از مهم‌ترین مسائلی که تمامی خریداران نرم افزارهای مالی و کاربردی قبل از خرید این برنامه ها در نظر می‌گیرند، میزان پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی و خدماتی است که شرکت سازنده برای این نرم افزارها در نظر گرفته است. با کیفیت بودن این پشتیبانی و بهینه بودن خدمات برای شرکت‌های بزرگ بسیار با اهمیت است. در صورتی که به خاطر وجود خطا در نرم‌افزار داده‌های مالی از بین بروند، خسارت بسیار بزرگی به عملکرد شرکت وارد خواهد شد. به همین دلیل مخصوصاً شرکت‌های وسیع روی پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی بسیار حساس هستند. برای اینکه مشتریان کاملاً از خدمات پشتیبانی نرم افزارها آگاه شوند، شرکت های سازنده معمولاً برای مدتی پشتیبانی را به صورت رایگان برای خریداران انجام می‌دهند. در صورتی که این پشتیبانی برای شرکت به صرفه باشد، می‌توانند دوره خرید را طولانی‌تر کند.
استفاده از نرم افزار قبل از خرید
سیستم نرم افزارهای مالی و کاربردی بسیار پیچیده است. به همین دلیل معمولا شرکت‌های سازنده برای این که مشتریان بتوانند از نحوه پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی و کارکرد آن ها آگاه شوند، مدتی به صورت آزمایشی نرم افزار را روی سیستم های شرکت نصب می‌کنند. در صورتی که خریدار از کارکرد این نرم‌افزار راضی باشد، آن را خریداری می‌کند. این مناسب ترین راه برای انتخاب بهترین نرم افزار مالی و کاربردی است.
ویژگی‌های یک نرم افزار مالی مناسب
اولین ویژگی که یک نرم‌افزار مالی و کاربردی مناسب میتواند داشته باشد، دارا بودن پشتیبانی قوی است. پشتیبانی میتواند به گونه ای انجام شود که تمامی داده ها و اطلاعات محاسبات پرداخت ها خرید و فروش و سایر عواملی که در نرم افزار شرکت قرار دارد، توسط تیم پشتیبانی شرکت سازنده نرم افزار قابل کنترل باشد. این ویژگی کلی و جامعی است که باید برای همه نرم افزارهای کاربردی و مالی اعمال شود. اما جدا از این، برخی از خصوصیات دیگر هستند که بهتر است یک نرم افزار مالی مناسب آنها را نیز داشته باشد. بنابراین قبل از خرید نرم افزار مالی به این عوامل نیز دقت کنید.
نرم افزار مالی و کاربردی باید اختصاصی برای شرکت باشد. به عنوان مثال یک شرکت پخش دارو نمی‌تواند از نرم افزار مالی و کاربردی یک شرکت مدیریتی استفاده کند. زیرا عملکرد و فعالیت آنها با یکدیگر متفاوت است. به همین دلیل باید با توجه به خصوصیات شرکت نرم افزار مالی و کاربردی سفارش داده شده یا خریداری شود.
دومین موردی که هنگام خرید نرم‌افزار مالی و کاربردی باید به آن توجه کنید، نظرات سایر حسابداران شرکت‌ها راجع به نرم‌افزار است. علاوه بر این باید تمامی حسابداران از کار کردن با نرم افزار مالی و کاربردی مورد نظر رضایت داشته باشند. از آنجایی که قانون‌های مربوط به امور مالی و اداری هر سال تغییر می‌کنند، نیاز است که برای هماهنگ شدن با این تغییرات نرم افزار مالی و کاربردی مورد نظر قابلیت آپدیت شدن سالانه را داشته باشد. این نیز یکی از عوامل مربوط به پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی است. شرکت سازنده باید بتواند در صورت وجود هر گونه تغییر، امکانات لازم را برای امور مالی و اداری به برنامه اضافه کند.
یک نرم افزار مالی و کاربردی مناسب باید بتواند به صورت سازماندهی شده فایل‌ها را دسته بندی و ذخیره کند. همین طور باید به نحوی آنها را کنترل و مدیریت کند که در صورت نیاز به دریافت خروجی امکان این کار وجود داشته باشد.
پشتیبانی نرم افزار مالی و کاربردی شامل چه مواردی است؟
۱_ تیم پشتیبانی باید به شکل حضوری یا غیر حضوری خطا و مشکل ایجاد شده در نرم افزار را رفع کند.
۲_ فرآیند‌هایی را برای مدیریت و نگهداری داده‌ها و اطلاعات اعمال کند.
۳_ آپدیت های به روز شده نرم افزار را در اختیار کاربر قرار دهد و همین طور روش نصب و کار با آن را آموزش دهد.
۴_ پیگیری کار نرم افزار و پاسخ‌دهی به سوالات
سخن پایانی
پشتیبانی نرم افزارهای مالی و کاربردی باید پیوسته و با هماهنگی انجام شود. در صورتی که تیم پشتیبانی نتواند به رفع مشکلات و خطاهای موجود در نرم‌افزار بپردازد، مشکلات و خسارت‌های مالی زیادی به شرکت و مشتری وارد می‌شود. جدا از این نرم افزارهای مالی و کاربردی بسیار برای پیش روی عملکرد‌های حقوقی و مالی شرکت مفید هستند. بنابراین بهتر است که قبل از خریداری نرم افزار تمامی جوانب را در نظر بگیرید.
